Office Manager (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Stuttgart

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Unsere Werte
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Deine Aufgaben
Als ​Office Manager  übernimmst du neben der administrativen Organisation auch die Rolle des Feel Good Managers. 
Außerdem trägst du dazu bei, dass unser Büro ein Ort ist, an dem sich Mitarbeiter:innen wohlfühlen und produktiv sein können.

Das gehört zu deinen Aufgaben:

  • Unterstützung des Geschäftsführers bei allen administrativen Aufgaben des Tagesgeschäftes (Postbearbeitung, usw.)
  • Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen, usw.
  • Übernahme der Reiseorganisation und –Abrechnung
  • Ggf. Übernahme der Korrespondenz am Telefon für alle externen und internen Kunden
  • Verantwortung des Bewerbermanagements sowie des reibungslosen Ablaufs von Besetzungsprojekten
  • Verantwortliche Führung der Büroorganisation
  • Einarbeitung und Schulung (IT, Orga, Abläufe) neuer Mitarbeiter in Stuttgart
  • Accounting (Belegmanagement) und die monatliche Korrespondenz zu unserer Steuerberatung
  • Organisation von Team Events
Dein Profil
  • Erfolgreich abgeschlossenes kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Relevante Erfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Blick für das Wesentliche und klare Kommunikation mit Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftsführer
  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Diskretion
  • Selbständige, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
Unser Angebot
  • Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Team, das sich gegenseitig hilft und unterstützt
  • Abwechslungsreiche und vielfältige Aufgaben und Projekte in einem spannenden und sich ständig verändernden Arbeitsumfeld
  • Hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbständigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
  • Weiterbildungsbudget: z.B. geförderte Teilnahme an Konferenzen, Schulungen und Zertifikate
  • Als Office Manager suchen wir jemanden, der unser Office vor Ort pflegt, daher wünschen wir uns, dass du die meiste Zeit im Office anzutreffen bist.  Du kannst aber auch vereinzelt aus dem Homeoffice / Remote arbeiten 
  • Flexible Gestaltung der Arbeitszeit (Kernzeit 10-15 Uhr)
  • Wir sind offen für verschiedene Arbeitszeitmodelle
  • Moderne Ausstattung: Aktuelle Apple-Hardware
  • Regelmäßige Team-Events
  • Ausgezeichnete ÖPNV Anbindung (Stuttgart Schwabstraße)
Über uns
Die Bitfactory Solutions GmbH ist ein unabhängiges und inhabergeführtes Unternehmen. Wir glauben daran, dass Apps die Zukunft sind. Mit Know-how in Spitzentechnologien, visionärer Neugierde und stilvoller Kreativität gehen wir jede Herausforderung an. Wir finden für unsere Partner die besten digitalen Lösungen und geben uns nicht mit weniger zufrieden. Unser Antrieb ist das Erforschen des Unbekannten, das Finden der Antworten in neuen Herausforderungen und Visionen.

Für nachhaltige und innovative Lösungen brauchen wir kreative und eigenständige Köpfe. Komm in unser Team und meistere mit uns die Herausforderungen der Zukunft. Wir freuen uns auf dich!

Das klingt interessant? Dann bewirb dich bei Andreas Gawelczyk über den folgenden Button.
Unsere Werte
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Your mission
As an Assistant you take over the administrative organization of the office and fulfill the role of the Feel Good Manager. You contribute to making our office a place where employees feel comfortable and can be productive.

  • Supporting the managing director in all administrative tasks of the day-to-day business (paperwork, mail processing,....)
  • Organizing and coordinating events, meetings, conference calls and business trips
  • Taking over the travel organization and accounting
  • The preparation and follow-up of meetings and events
  • Taking over the correspondence on the phone for all external and internal customers
  • Responsibility for applicant management and the smooth running of staffing projects
  • Responsible management of office organization and purchasing
  • Induction and training (IT, Orga, processes) of new employees in our headquarter in Stuttgart
  • Accounting (document management) and monthly correspondence with our tax consultants
  • Organization of team events
Your profile
  • Successfully completed administrative apprenticeship or comparable qualification
  • Relevant experience in a comparable position
  • Eye for the essentials and clear communication with employees, managers and directors
  • Strong communication skills and discretion
  • Independent, self-reliant and solution-oriented way of working
  • Business fluent German and good English skills
Benefits
  • Close and trusting cooperation with the management and the team that helps and supports each other
  • Varied and diverse tasks and projects in an exciting and constantly changing work environment
  • High degree of personal responsibility and independence with a lot of creative freedom
  • Training budget: e.g. subsidized participation in conferences, training courses and certificates
  • Flexibility: home office / remote work option, flexible working hours. Majority of employees work remotely
  • Modern equipment: current Apple hardware
  • Regular team events
  • Excellent public transport connections (Stuttgart Schwabstraße)
About us
Bitfactory is an independent and owner-operated company. We believe that apps will be the future. With know-how in cutting-edge technologies, visionary curiosity and stylish creativity, we take on any challenge. We are committed to finding the best digital solutions for our partners and are not settling for less. Our passion is discovering the unknown, and finding the answers in new challenges and visions.
 
For sustainable and innovative solutions, we need a team of creative and independent thinkers. Join our team and master the challenges that we will face in the future.

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